メールの書き方とは？知っておきたい基本を徹底解説！

メールとは？

メールによるコミュニケーションは、フォーマルな関係でも、より自由な形式が特徴のカジュアルな関係でも広く利用されています。

メールは、ほとんどの企業における業務上の連絡に欠かせないツールです。社員同士の社内連絡はもちろん、社外の取引先や関係者とのやり取りにも使われています。

また現在では、メールは記録を残す役割も果たしています。合意事項や決定事項、共有した情報の確認手段になることも少なくありません。

だからこそ、基本的な書き方のルールや言葉遣いのマナーを知っておくことが大切です。正しくビジネスメールやプライベートメールを書くうえで、大きな助けになるでしょう。

メールを書くとき、何から始める？

まず重要なのは、自分と相手がどのような関係にあるかを見極めることです。関係性を正しく判断できれば、最初から失礼な対応をしてしまう事態を避けられます。

メールの書き方とは？重要な構成要素

メールを適切な構成で作成することが重要です。

整理された構成にすると、受信者は内容をすばやく理解し、重要な情報を見つけやすくなります。構成が不適切だと、メッセージが読みにくくなったり、意味が曖昧になったりする可能性があります。

メールを書くとき、どのような要素に注意すればよいのでしょうか。

件名

件名には、そのメールで伝えたい中心的な内容を含める必要があります。相手に伝えたいことが複数ある場合は、内容ごとにメールを分け、それぞれに適切な件名を付けるとよいでしょう。

そうすれば情報が整理され、必要な内容を見つけやすくなります。また、話題ごとにメールを分けることで、ほかの情報に埋もれて重要な連絡を見落とすリスクも減らせます。

件名の例：コピーライター職への応募について

あいさつ

件名を決めたら、次にあいさつを書きます。表現は、相手との関係性やメールの目的によって変わります。

誰がメールを読むかわからない場合は、一般的で丁寧な表現、たとえば「関係者各位」や「お世話になっております」などを使うのが適切です。一方、相手の役職や肩書きがわかっている場合は、「〇〇教授」や「〇〇部長」のように、より具体的な呼びかけを使えます。

カジュアルなやり取りでは、名前を使った「こんにちは、彩さん」のような表現を、冒頭のあいさつとして使うこともできます。

あいさつのルールは、相手とのやり取りで最初に送るメールに適用されます。その後の返信では、毎回あいさつを入れる必要はありません。

本文

あいさつを書いたら、本文に進みます。メールの書き方に迷ったら、文章を簡潔でわかりやすくし、伝えたい内容を正確に示すことを意識しましょう。そうすれば、誤解を防ぎやすくなります。

作成した本文をもう一度読み返すことも大切です。メッセージの意図が正しく伝わるか、重要な情報が抜けていないかを確認できます。この段階で誤字脱字などのミスを見つけることもできるでしょう。

締めくくり

最後に署名を入れる前に、メールの内容に合った結びのあいさつを書きます。

冒頭のあいさつと同じように、結びの表現を選ぶときも、相手との関係性を特に意識しましょう。

メールの内容に応じて、「よろしくお願いいたします」、「何卒よろしくお願い申し上げます」、または少しくだけた「どうぞよろしくお願いします」などの表現を使えます。ただし、結びのあいさつと署名の間に句読点は付けません。

正しい表記でメールを書く

メールを適切に書くことは、相手へのプロ意識や敬意を示します。日常のメールで意識したい主なルールを紹介します。

あいさつの後の句読点

「お世話になっております」や「〇〇様」などのあいさつの後には、通常、読点を付けます。本文は改行し、文頭を小文字にする必要がある言語では小文字で始めます。日本語では、次のように書きます。

お世話になっております。
先日は資料をお送りいただき、ありがとうございました。

あいさつの後に感嘆符を使い、次の文を通常どおり始める方法もあります。ただし、ビジネスメールでは多用しないほうが無難です。

こんにちは！
資料をお送りいただき、ありがとうございます。

結びのあいさつの後の句読点

「よろしくお願いいたします」や「どうぞよろしくお願いします」などの結びの表現の後には、読点や句点を付けません。次の行には、相手が送信者を知っている場合でも、氏名を含む署名を記載します。これは、礼儀正しくわかりやすいメールにするための大切な要素です。

何卒よろしくお願い申し上げます
山田太郎

「ご苦労さまです」の使用を避ける

「ご苦労さまです」は広く使われる表現ですが、相手によっては上から目線に感じられるため、メールのあいさつとしては適切でない場合があります。特にビジネスや公式な連絡では、次のようなより中立的な表現に置き換えるとよいでしょう。

お世話になっております
いつもありがとうございます
ご連絡ありがとうございます

メールの書き方：例文

これで、メールの書き方や注意点、守るべきルールがわかりました。あとは、学んだことを実際のメール作成に生かしてみましょう。